Vòng đời dự án và cách quản lý dự án doanh nghiệp

Vòng đời dự án là chuỗi các giai đoạn một dự án phải trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mỗi dự án sẽ có số lượng chu trình khác nhau

 

I. Vòng đời dự án là gì? 

Vòng đời dự án là chuỗi các giai đoạn một dự án phải trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mỗi dự án sẽ có số lượng chu trình khác nhau dựa trên nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, chúng đều được quy định khoảng thời gian hoàn thiện nhất định. 

Vòng đời dự án thường bao gồm 4 giai đoạn

Hiện nay, vòng đời dự án thường được chia thành 4 giai đoạn chính bao gồm: Bắt đầu, Lập kế hoạch, Thực hiện và Kết thúc. Mặc dù còn nhiều tranh cãi khi quy định số lượng giai đoạn nhưng đây là cách thiết lập cơ bản phù hợp với nhiều tính chất dự án nhất. 

II. Các giai đoạn chính của quản lý vòng đời dự án

1. Giai đoạn bắt đầu 

Giai đoạn bắt đầu sẽ đặt nền tảng cho tất cả các bước đi tiếp theo trong tương lai. Vì vậy, doanh nghiệp cần làm rõ những vấn đề cốt lõi, vạch ra hướng đi rõ ràng. Giai đoạn này chủ yếu tập trung vào hai hoạt động là xác định mục tiêu và thành phần tham gia. 

Xác định mục tiêu dự án bao gồm các hoạt động là: 

• Mô tả mục tiêu một cách dễ hiểu. 
• Chỉ định người quản lý toàn bộ dự án. 
• Công bố ngân sách. 
• Nêu tóm tắt tiến trình thực hiện cùng các dấu mốc quan trọng.

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu dự án rõ ràng từ bước đầu tiên

Trong khi đó, các bên tham gia sẽ được tổng hợp vào một văn bản chung với thông tin như: 

• Vai trò trong dự án (Nhà cung cấp, kỹ thuật viên, nhà phân tích kinh doanh hay khách hàng…).
• Chức vụ cụ thể của người đại diện liên hệ giữa các bên. 
• Mức độ ảnh hưởng tới dự án chung (Đơn vị hỗ trợ, quyết định hay ảnh hưởng). 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nghiên cứu thị trường để tìm ra các rủi ro tiềm ẩn. Điều này giúp ban lãnh đạo dự án chủ động đề xuất hướng đi cùng mục tiêu khả thi ngay từ đầu. 

2. Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch triển khai thường chiếm tỷ trọng khoảng 50% khả năng thành công của dự án. Do đó, doanh nghiệp phải thực hiện lập kế hoạch chi tiết, bám sát với thực tế. 

2.1. Phân chia công việc 

Đối với bất kỳ dự án nào, phân chia công việc đều là nhiệm vụ quan trọng. Người quản lý tiến hành liệt kê tất cả các đầu việc cùng các thành viên tham gia. 

Sau đó, những cá nhân có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn sẽ được phân bổ vào vị trí chủ chốt. Đồng thời, yếu tố cấp bậc trong từng đội nhóm, phòng ban cũng cần được quy định rõ ràng. Điều này giúp mọi người nắm được nhiệm vụ của bản thân và quá trình quản lý dự án diễn ra chặt chẽ, thuận lợi hơn.

2.2. Xác định hoạt động và trình tự thực hiện 

Từ các gói công việc lớn, người quản lý phân chia chúng thành lịch biểu nhỏ hơn với hoạt động cụ thể. Đây là giai đoạn phát triển nên sơ đồ, thông số đo lường và chiến lược phát triển ngắn hạn cho dự án. 

Giai đoạn lập kế hoạch dự án cần phân chia nhiệm vụ, thứ tự thực hiện công việc cho từng thành viên

Danh sách công việc này không chỉ cần hoạch định chi tiết mà còn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Kế hoạch càng rõ ràng thì đội ngũ nhân sự càng hoàn thiện mục tiêu quan trọng sớm hơn. 

Ví dụ, để thành lập một doanh nghiệp, người lãnh đạo phải xin giấy phép kinh doanh, thuê địa điểm trước khi mua sắm nội thất khai tổ chức khai trương. 

2.3. Lập thời gian biểu

Lập thời gian biểu đồng nghĩa với việc ước tính thời lượng khoảng thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ theo cá nhân, đội nhóm. Để làm được việc đó, doanh nghiệp cần đảm bảo một số yếu tố sau: 

• Ước tính các nguồn lực hiện có như máy móc, công cụ, tài chính…
• Ước tính thời gian cần có để cho từng nhiệm vụ. 
• Ước tính năng suất trung bình của một nhân viên. 

3. Giai đoạn thực hiện 

Giai đoạn thực hiện chiếm nhiều thời gian và yêu cầu doanh nghiệp phải chú trọng từng chi tiết để đặt nền móng vững chắc cho dự án. Bởi vậy, người quản lý nên chú trọng những công việc sau:

• Giao nhiệm vụ và đặt KPI cho từng thành viên, đội nhóm. 
• Tổ chức quy trình làm việc liên kết hợp lý. 
• Truyền động lực cho đội ngũ bằng cách khen thưởng, phê bình kịp thời. 
• Tận dụng các nguồn lực một cách tối ưu. 
• Đảm bảo tiến độ dự án. 
• Phản ứng linh hoạt, luôn sẵn sàng các phương án xử lý khủng hoảng. 
• Cập nhật thông tin tức thời để các bên liên quan nắm được bức tranh tổng quan. 

4. Giai đoạn kết thúc 

Giai đoạn kết thúc bao gồm việc theo dõi, đánh giá kết quả và điều tiết tiến độ để đáp ứng mục tiêu cuối cùng của dự án. Trọng tâm ở bước này là tổng kết tất cả hoạt động đã triển khai và cải thiện những phần còn hạn chế. 

Trước khi đóng dự án, người quản lý sẽ tổng kết các kết quả đạt được trong toàn bộ quá trình thực hiện

Nhìn chung, checklist của người quản lý cho giai đoạn kết thúc thường bao gồm:

• Bàn giao sản phẩm của dự án. 
• Đảm bảo hoàn thành mọi khía cạnh trong dự án. 
• Làm bảng đánh giá kết quả theo từng cá nhân và nhóm. 
• Gửi báo cáo tới các bên liên quan. 
• Phân tích, đánh giá và rút kinh nghiệm dựa vào thành tựu – yếu điểm của đội ngũ.