Checklist công việc mang lại năng suất làm việc hiệu quả tốt hơn so với làm việc không có kế hoạch.
I. Checklist công việc Excel là gì?
Checklist công việc là hành động liệt kê các công việc cần làm ra theo dạng danh sách, nhưng liệt kê sao cho hợp lý, logic tránh bị nhầm lẫn thì không phải ai cũng làm được.
Mẫu checklist công việc Excel là bản danh sách công việc cần thực hiện cho một công việc, dự án nhằm đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu trong một khoảng thời gian nhất định được tạo trên excel. Điều quan trọng nhất là checklist giúp bạn giảm tối đa tình trạng sót việc dù là nhỏ nhất, hoàn thiện công việc đúng, đủ, kịp hạn.
II. Lợi ích “không ngờ” của mẫu checklist công việc Excel
Hàng ngày, mỗi chúng ta cần phải xử lý khối lượng công việc rất lớn với nhiều nhiệm vụ lớn nhỏ, chồng chéo giữa nhiều dự án, nhiều phạm vi, vậy nên rất dễ rơi vào tình trạng khó kiểm soát công việc cũng như luôn cảm thấy bản thân quá tải. Một phương pháp đơn giản giúp giải quyết tình trạng này chính là lập checklist công việc trên Excel để chủ động lên kế hoạch, thực thi cũng như theo dõi công việc của cá nhân hay đội nhóm.
Hiện nay, mẫu checklist công việc văn phòng ngày càng được sử dụng phổ biến trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực. Đây là công cụ không thể thiếu nếu như bạn muốn tối ưu trong kiểm soát công việc và tiến độ. Với mỗi ngành nghề, mẫu checklist Excel có những cách thiết kế riêng nhưng đều mang tới hiệu quả không ngờ cho người sử dụng, cả các quản lý và nhân viên.
1. Đối với nhân viên
- Dễ dàng ghi nhớ công việc từ lớn tới nhỏ, tránh sót việc.
- Kiểm soát được số lượng công việc trong ngày/tuần/tháng… hay trong dự án.
- Phân chia thời gian hoàn thành công việc một cách khoa học, hợp lý.
- Tăng năng suất làm việc, giảm thiểu sơ suất trong công việc.
2. Đối với nhà quản lý
- Dễ dàng kiểm soát tổng quan và chi tiết về các đầu việc đã giao cho nhân viên.
- Có cơ sở để đánh giá năng lực của từng cá nhân và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Tối ưu thời gian trong công tác quản trị.
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên khoa học.
- Phân chia công việc dễ dàng, phù hợp với từng cá nhân, đội nhóm.
III 05 mẫu checklist công việc Excel phổ biến nhất
Dưới đây là 5 mẫu checklis công việc được nhiều người lựa chọn để sử dụng nhất.
1. Mẫu checklist nhiệm vụ dự án
Đây là mẫu checklist sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu cột “Ưu tiên” và cập nhật thanh tiến trình tại cột “% hoàn thành công việc”, giúp kiểm soát thông tin hoạt động dự án qua việc xác thực dữ liệu. Trong bảng tính này cũng bao gồm các cột như “Ngân sách”, “Thời gian thực hiện”, … cho một nhiệm vụ cụ thể.
Mẫu checklist nhiệm vụ dự án theo Vertex42
Vào ngày 23/09/2019, mẫu checklist nhiệm vụ dự án này đã cập nhật phiên bản mới trên Google Trang tính. Phiên bản này cập nhật thêm hộp kiểm – checkboxes giúp người dùng dễ dàng hơn trong kiểm soát nhiệm vụ đã hoàn thành của mình. Việc tạo checklist công việc trên bảng tính Excel hay trên Google Sheets bây giờ đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
2. Mẫu theo dõi tác vụ đơn giản
Mẫu checklist theo dõi tác vụ giúp người dùng cập nhật tiến độ của từng nhiệm vụ lớn. Trong mỗi nhiệm vụ lớn sẽ có các đầu việc nhỏ, khi bạn hoàn thiện từng đầu công việc nhỏ đó, bảng tính sẽ tự cập nhật phần trăm tỷ lệ hoàn thành công việc con so với nhiệm vụ lớn.
Mẫu theo dõi này hiển thị theo thứ tự với các vòng tròn màu khác nhau. Màu vòng tròn đậm tương ứng với nhiệm vụ quan trọng và cần hoàn thành sớm; màu sắc vòng tròn cứ như vậy sẽ nhạt dần xuống đối với những công việc chưa cần hoàn thành gấp.
Người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc tại thanh “% hoàn thành”. Ngoài ra ô checkbox bên cạnh cũng giúp bạn kiểm soát dễ hơn các công việc đã hoàn thiện.
Mẫu theo dõi tác vụ đơn giản theo Vertex42
3. Mẫu checklist nhiệm vụ dự án với biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang giúp người dùng nắm rõ tên nhiệm vụ, các công đoạn triển khai và thời gian để hoàn thành công việc đó. Mỗi ngành nghề, lĩnh vực có các tính chất công việc khác nhau, vậy nên cách ứng dụng biểu đồ Gantt của từng doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi sao cho phù hợp.
Trong mẫu checklist nhiệm vụ dự án mới, biểu đồ Gantt được sử dụng để biến danh sách dài các đầu mục công việc trở thành những biểu đồ trục ngang dễ nhìn và dễ theo dõi. Biểu đồ Gantt trong mẫu checklist được ứng dụng vào quản lý nhiệm vụ và tiến độ cho các dự án lớn nhỏ.
Mẫu checklist nhiệm vụ dự án với biểu đồ Gantt theo Vertex42
Việc đầu tiên khi ứng dụng biểu đồ Gantt chính là phân chia nhiệm vụ rõ ràng từ các đầu mục công việc và thời gian hoàn thành để có thể hiển thị các số liệu chính xác nhất trên Gantt. Dưới đây là mẫu checklist nhiệm vụ dự án chi tiết với biểu đồ Gantt để bạn đọc tham khảo:
Mẫu checklist nhiệm vụ dự án chi tiết hơn với biểu đồ Gantt theo Vertex42
Mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ được sử dụng bằng cách tạo hộp kiểm và đánh dấu công việc thông qua việc xác thực dữ liệu từ trên xuống dưới. Mẫu checklist công việc này sẽ sử dụng các định dạng có điều kiện để đánh giá mức độ quan trọng của nhiệm vụ đó từ Cao (high), Trung bình (medium) cho đến Thấp (low).
4. Mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ
Mẫu danh sách kiểm tra nhiệm vụ theo Vertex42
Đối với công việc đã hoàn thiện, người dùng chỉ cần tích vào phần ô checkbox để đánh dấu. Bảng tính sẽ tự động làm nhạt màu kèm với gạch phần chữ đó giúp bạn dễ dàng nhận biết được nhiệm vụ này đã được hoàn thành.
5. Mẫu checklist công việc hàng ngày
Mẫu checklist công việc hàng ngày là danh sách các công việc cần giải quyết trong ngày để tránh bỏ sót công việc từ nhỏ tới lớn. Mỗi ngày chúng ta đều có rất nhiều công việc cần xử lý, vậy nên mẫu checklist công việc hàng ngày được ra đời giúp mỗi cá nhân dễ dàng theo dõi và thực hiện nhiệm vụ của mình.
Mẫu checklist công việc hàng ngày
IV. Các để tạo Checklis công Việc bằng Excel
Để thiết kế cho mình một mẫu checklist hoàn hảo, bạn cần tự căn cứ vào nhiệm vụ và công việc của mình, từ đó liệt kê ra những phần việc cần làm trong ngày. Với bảng checklist hàng ngày, bạn có thể tự tạo cho mình trên Excel, Google Sheets theo phong cách và nhu cầu riêng.
Ngoài ra, chúng tôi cũng muốn giới thiệu trong bài viết này một công cụ tưởng như xa lạ mà lại vô cùng thân thuộc, đó chính là Google Calendar. Google Calendar cũng là một công cụ vô cùng thông minh giúp bạn dễ dàng sắp xếp được khối lượng công việc hàng ngày, hàng tuần của mình. Đây là một công cụ được rất nhiều doanh nghiệp đưa vào sử dụng bởi tính năng hữu dụng trong việc quản lý thời gian, giúp họ không quên nhiệm vụ cần làm vào thời điểm cần thiết.
Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, Google Calendar giúp người dùng tạo các sự kiện, nhiệm vụ cần thiết theo từng khung giờ cụ thể theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Tính năng của Google Calendar giúp bạn quản lý và theo dõi các công việc, sự kiện một cách chi tiết và đầy đủ. Những ngày có những nhiệm vụ quan trọng sẽ được hiển thị nổi bật hơn theo khung giờ cài đặt sẵn từ người dùng.
Sự tiện lợi của công cụ này nằm ở phần cài đặt nhắc nhở và đếm ngược tới thời hạn công việc. Nếu một ngày bạn quá bận rộn với hàng trăm công việc phải giải quyết, hay có một nhiệm vụ quan trọng cần phải xử lý trong ngày, hãy sử dụng tính năng cài đặt nhắc nhở trong Google Calendar để giúp mình không bỏ quên nhiệm vụ đó nhé.
Khi sử dụng Google Calendar, bạn còn có thể lựa chọn màu sắc cho lịch trình, sự kiện hoặc nhiệm vụ của mình để tránh gây rối mắt và nhầm lẫn trong quản lý công việc.
V .Tạm kết
Chúng ta sẽ luôn cảm thấy bận rộn, quá tải và làm việc không hiệu quả nếu không tạo lập bản danh sách tổng hợp những đầu việc cần làm theo thời gian hoặc theo dự án. Sở hữu các mẫu checklist công việc tốt nhất sẽ giúp bạn tự tin và dễ dàng hơn khi triển khai các nhiệm vụ. Hy vọng các mẫu checklist công việc Excel mà chúng tôi cung cấp là công cụ đắc lực giúp bạn tối ưu thời gian và hiệu quả công việc. Chúc các bạn thành công!
COMMENTS