Thuật ngữ “hình thức kế toán máy” không còn xa lạ với những người làm kế toán những năm gần đây.
1. Kế toán máy là gì?
Hình thức kế toán máy vi tính (hay còn gọi là kế toán máy) là việc dùng máy tính cũng như các loại máy móc hỗ trợ vào thực hiện hoạt động hỗ trợ hoặc thay thế một phần công việc của nhân viên kế toán.
Khái niệm này không còn mới và đang được rất nhiều kế toán viên quan tâm. Hình thức kế toán trên máy tính là một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán nhằm giảm thời gian, công sức, tăng năng suất và độ chính xác khi thực hiện nghiệp vụ kế toán.
Từ khi có sự xuất hiện của hình thức kế toán máy, hình thức ghi sổ sách kế toán bằng tay đã không còn phổ biến do có nhiều điểm bất tiện. Hiện nay, các doanh nghiệp đã ứng dụng nhiều phần mềm kế toán thông dụng như MISA SME.NET, Excel, Visual… Những phần mềm không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc mà còn rút ngắn thời gian thực hiện nghiệp vụ của người làm kế toán (bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển…). Ngoài ra còn ngăn chặn sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán.
2. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy là việc thực hiện những bút toán, hạch toán các nghiệp vụ của kế toán nói chung được thực hiện bằng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
+ Phần mềm kế toán cũng được thiết kế hệ thống luân chuyển chứng từ và tổ chức sổ theo một trong 4 hình thức kế toán:
- Kế toán nhật ký chung
- Kế toán nhật ký sổ cái
- Kế toán chứng từ ghi sổ
- Kế toán nhật ký chứng từ
Nhìn chung, phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
3. Quy trình của hình thức kế toán máy
Quy trình thông thường của nhân viên kế toán bắt đầu từ việc xử lý thông tin bắt đầu từ tập hợp dữ liệu, nhập liệu và phân loại sau đó ghi chép, xử lý thông tin theo quy trình làm sổ sách, báo cáo… Tuy nhiên với hình thức kế toán máy vi tính, phần mềm sẽ xử lý một phần lớn khối lượng công việc này. Quy trình chung của kế toán máy như sau:
Bước 1: Công đoạn nhập dữ liệu đầu vào
Dữ liệu gốc hay còn gọi là dữ liệu đầu vào, chúng là các chứng từ, hóa đơn, sổ sách.. của doanh nghiệp.. Ở công đoạn đầu tiên này kế toán sẽ phải tự nhập, phân loại dữ liệu này. Sau đó phần mềm sẽ tự động lưu trữ thông tin dưới dạng file dữ liệu hoặc các tệp thông tin.
Bước 2: Công đoạn xử lý thông tin
Ở giai đoạn xử lý thông tin này, phần mềm sẽ thực hiện việc lưu trữ, xử lý thông tin và thực hiện yêu cầu tính toán theo lệnh dựa trên dữ liệu đầu vào ở bước 1. Phần mềm sẽ tiến hành làm việc, trích lọc các thông tin trên chứng từ vừa nhập để ghi vào các file lưu trữ, các nhật ký cũng như các file lưu trữ liên quan.
Bước 3: Công đoạn kết xuất và cho dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu được thực hiện ở hai công đoạn trên, phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất các báo cáo tài chính, báo cáo luân chuyển tiền tệ, dự báo dòng tiền, thống kê và phân tích dữ liệu… Kế toán và nhà quản trị có thể xem các báo cáo này phục vụ cho việc ra quyết định đối với doanh nghiệp.
Tùy theo khả năng của phần mềm cũng như yêu cầu của nhân viên kế toán mà kế toán viên có thể sửa dữ liệu, thiết kế mẫu báo cáo phù hợp để làm nên báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.
Nhìn chung các bước của hình thức kế toán máy tính tương tự với phần mềm kế toán thông thường, tuy nhiên thay vì phải thực hiện thao tác thủ công, việc sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm cả thời gian và công sức trong công tác kế toán hơn, đồng thời cũng hạn chế sai sót, tránh hậu quả về sau cho doanh nghiệp.
4. Ưu nhược điểm của hình thức kế toán máy vi tính và kế toán thủ công
4.1 Ưu nhược điểm của hình thức kế toán máy vi tính
a. Ưu điểm:
- Tốc độ nhập và xử lý dữ liệu vào máy tính thực hiện ổn định và nhanh hơn hẳn so với hình thức kế toán thủ công.
- Thông tin dữ liệu khi cần thiết kế toán có thể tra cứu ngay lập tức và có thể gửi đi cho nhiều người cùng lúc.
- Nhờ tính năng dự báo dòng tiền, lập các báo cáo tự động và cảnh báo thông minh trên phần mềm mà các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả hơn. Dòng tiền sẽ được cải thiện thông qua thu nợ tốt hơn và hàng tồn kho cũng được kiểm soát một cách dễ dàng.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính không chỉ giảm thời gian nhân viên thực hiện nghiệp vụ mà còn giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác.
b. Nhược điểm:
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, khó đáp ứng được các phân tích thống kê mang tính quản trị.
- Chỉ làm một người trên một file tại một thời điểm.
- Chi phí vận hành cho hệ thống tương đối lớn. Bởi các phần mềm luôn liên tục cập nhật định kỳ, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm chi phí bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp ngoài chi phí mua ban đầu.
- Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề kinh doanh sẽ có những đặc thù nhất định trong công tác kế toán nên có thể sẽ cần phải thiết kế thêm các tính năng riêng để phục vụ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
4.2 Ưu nhược điểm của hình thức kế toán thủ công
a. Ưu điểm
– Hỗ trợ cho người làm kế toán xác định luồng dữ liệu một cách trực quan hơn
– Có thể làm việc được ở mọi tình huống, không phụ thuộc vào các công nghệ tiên tiến.
– Xác suất bị mất dữ liệu là nhỏ hơn là kế toán máy.
b. Nhược điểm
– Ghi chép lặp lại nhiều lần cho một nghiệp vụ kế toán vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên mất nhiều thời gian, công sức.
– Chỉ có một nghiệp vụ mà kế toán phải làm nhiều động tác như vào sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết vật tư hàng hoá.
– Khó tránh khỏi sai sót và khi sai sót thì mất nhiều thời gian để tìm kiếm.
– Phải làm nhiều quy trình mới ra được báo cáo các lọai. Khối lượng công việc này còn tăng lên gấp bội vào dịp kết sổ cuối năm.
4. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
– Hàng ngày:
Dựa trên chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn. Với một số phần mềm kế toán thông minh như MISA SME, MISA AMIS, chỉ cần nhập nội dung nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng, xuất kho, phần mềm sẽ tự động định khoản và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
– Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào):
Kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Phần mềm sẽ tự đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết và đưa ra cảnh báo/phát hiện sai sót. Cuối kỳ kế toán, các sổ, chứng từ sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
COMMENTS