Kanban tiếp cận tinh gọn để quản lý và cải tiến quá trình vận hành sản xuất kinh doanh bằng cách cân bằng nhu cầu công việc với khả năng hiện có.
Kanban là gì? Kanban có những lợi ích vượt trội như thế nào trong doanh nghiệp? Đây được coi như là một phương pháp tổ chức và quản lý dự án vô cùng hiệu quả. Chính vì vậy, nếu bạn cũng đang có nhiều thắc mắc về phương pháp này, hãy tham khảo bài viết dưới đây ngay!
I. Kanban là gì?
Kanban được xem như cách tiếp cận tinh gọn để quản lý và cải tiến quá trình vận hành sản xuất kinh doanh bằng cách cân bằng nhu cầu công việc với khả năng hiện có. Đồng thời, Kanban cùng giúp doanh nghiệp cải thiện những nút thắt cổ chai ở cấp hệ thống.
Phương pháp Kanban cơ bản bắt nguồn từ lý thuyết sản xuất tinh gọn và lấy cảm hứng từ Hệ thống sản xuất của Toyota. Thế nhưng, kỹ sư David J. Anderson của Microsoft lại là người đầu tiên nhận ra khả năng tiếp cận rộng rãi tới nhiều loại hình công ty, dự án của Kanban.
Theo đó, các hạng mục công việc của doanh nghiệp sẽ được hiển thị trực quan để thông báo cho nhân sự về tiến độ, thời hạn thông qua bảng Kanban. Bảng Kanban bao gồm các cột công việc lớn hoặc chia theo giai đoạn, mỗi nhiệm vụ lại được đặt theo cột tương ứng.
Ngoài ra, người dùng còn có thể theo dõi nhiệm vụ qua các thẻ đại diện. Thẻ Kanban chứa thông tin cụ thể như tóm tắt nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, ngày đến hạn… Hiện nay, Kanban thường được sử dụng trong phát triển phần mềm cùng các phương pháp và mô hình khác như Scrum.
II. Đặc điểm của phương pháp Kanban
Kanban giúp các phòng ban, đội nhóm hình dung những việc cần làm theo thứ tự khi có nhiều nhiệm vụ diễn ra cùng một lúc. Cách ứng dụng đơn giản nhất là sử dụng bảng trắng và dán giấy màu bên dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc.
Để quản lý các nhiệm vụ và dự án, doanh nghiệp cần nắm chắc bản chất của Kanban là gì cũng như một số đặc điểm giúp bạn tối đa hóa hiệu quả của phương pháp này:
- Về Màu sắc: Bạn nên chọn các màu sắc khác nhau để liên kết các nhiệm vụ hoặc biểu thị mức độ ưu tiên. Ví dụ, màu đỏ dành cho nhiệm vụ cần hoàn thành khẩn cấp, màu vàng cho thứ cấp, màu xanh lam cho mức độ bình thường.
- Về cách phân bổ công việc: Thông thường, một bản Kanban sẽ có 3 cột chính là “Việc cần làm” – “Đang làm” – “Đã hoàn thành”. Trong đó, cột thứ hai – “Đang làm” không nên để quá nhiều công việc chồng chéo. Cách làm này giúp bạn tập trung cao độ, tránh căng thẳng khi làm nhiều việc cùng một lúc.
- Về cách đánh giá hiệu quả: Mỗi cuối tuần hoặc khi kết thúc dự án, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tổng quan chất lượng các nhiệm vụ trong cột “Đã hoàn thành”. Điều này không khích lệ tinh thần làm việc cho thời gian tới mà còn giúp đội ngũ rút ra nhiều kinh nghiệm hữu ích.
III. Các nguyên lý của Kanban là gì?
Bảng Kanban được xem như lựa chọn lý tưởng cho những người quản lý nhóm, quản lý dự án hoặc thường xuyên phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Trong đó, phương pháp này sẽ tuân theo năm nguyên tắc cốt lõi sau:
1. Trực quan hóa luồng công việc
Nguyên tắc đầu tiên của Kanban là gì? Kanban yêu cầu người dùng trực quan hóa các dự án và hạng mục công việc. Không giống như các phương pháp tiếp cận khác, Kanban không quy định một quy trình làm việc nhất định. Tuy nhiên, tất cả các hạng mục công việc phải được lập thành văn bản hoặc sơ đồ mà tất cả mọi người đều có thể hình dung, nắm bắt nhanh chóng.
2. Giới hạn công việc đang thực hiện
Để tránh tắc nghẽn và tích tụ công việc, người quản lý nên đặt ra giới hạn công việc đang thực hiện. Đặt giới hạn sẽ đảm bảo rằng bạn xác định các công việc ưu tiên hàng đầu cần được hoàn thành trước. Bên cạnh đó, bạn cũng kịp thời cảnh báo cho mọi người khi số lượng công việc cần làm đã vượt quá giới hạn.
Như đã đề cập ở trên, giới hạn số lượng công việc sẽ cải thiện hiệu suất, làm rõ trở ngại doanh nghiệp đang gặp phải và thúc đẩy cải tiến liên tục. Nguyên tắc này giúp các nhóm phát hiện vấn đề dễ dàng, giảm chi phí và nỗ lực cần thiết để thực hiện các thay đổi.
3. Quản lý cho luồng công việc
Cùng với đó, người quản lý xác định chính xác vấn đề tắc nghẽn và đưa ra giải pháp khắc phục bằng cách thường xuyên theo dõi quy trình làm việc. Đáng chú ý, người quản lý cần giải thích quy trình rõ ràng, minh bạch. Từ đó, các thành viên có thể thảo luận về các cải tiến một cách khách quan, cởi mở.
4. Cải tiến liên tục
Nguyên tắc cuối cùng của Kanban là cải tiến liên tục. Đây là mối quan tâm trọng yếu nhất của hầu hết các phương pháp sản xuất tinh gọn. Trừ khi doanh nghiệp đã đạt mức hiệu suất tối đa, nếu không bạn sẽ luôn phải tiến hành cải thiện để hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển hơn nữa.
IV. Những lợi ích khi áp dụng Kanban là gì?
1. Lập kế hoạch linh hoạt
Sau khi nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, các hạng mục công việc tiếp theo mới được đưa vào trạng thái đang thực hiện. Bởi vậy, phương pháp Kanban hướng sự tập trung cao nhất vào các công việc đang làm.
Người quản lý có quyền sắp xếp, hệ thống lại những công việc tồn đọng với điều kiện không gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hiện tại. Để đảm bảo điều đó, bạn cần giữ nguyên các hạng mục quan trọng đã được thống nhất từ trước.
2. Cải thiện sự hợp tác
Kanban mang lại lợi ích cho đội nhóm bằng cách đề cao tinh thần hợp tác. Từ việc tổ chức các hoạt động trong ngày đến các cuộc họp bàn chiến lược, tất cả mọi người đều làm việc cùng nhau và cùng đóng góp ý kiến cải thiện công việc. Không chỉ vậy, phương pháp này còn yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên để đảm bảo chất lượng và hoàn thành công việc đúng hạn.
3. Tăng năng suất
Với Kanban, thời gian chu kỳ và thông lượng là các thước đo năng suất chính. Thời gian chu kỳ đo lường thời gian mà một nhiệm vụ cần có để đi qua quy trình của bạn. Thông lượng đo lường số lượng tác vụ được giao trong một khoảng thời gian nhất định. Như vậy, theo dõi hai thông số này cho phép bạn nắm được năng suất của đội ngũ thay đổi như thế nào theo thời gian và có biện pháp tối ưu phù hợp.
4. Ngăn chặn tình trạng quá tải
Các phương pháp quản lý truyền thống chỉ dựa vào việc lập kế hoạch từ trước và đốc thúc đội nhóm bám theo mục tiêu đó. Điều này dẫn đến tình trạng các nhóm gặp nhiều khó khăn nếu số lượng công việc vượt quá khả năng đáp ứng của đội ngũ.
Do đó, Kanban đề xuất việc triển khai hệ thống kéo – chỉ kéo các nhiệm vụ vào quy trình làm việc nếu nhân sự có đủ năng lực thực hiện. Khi đạt đến giới hạn, người quản lý sẽ không chuyển tiếp tác vụ mới nhằm đảm bảo chất lượng công việc.
5. Phân bổ nguồn lực và ngân sách và giảm lãng phí
Vì xuất phát từ lý thuyết sản xuất tinh gọn nên Kanban là gì luôn ưu tiên việc phân bổ nguồn lực và giảm thiểu lãng phí. Thông qua quy trình làm việc hiển thị trên bảng Kanban, người quản lý dễ dàng đánh giá khả năng làm việc của nhóm để trao trách nhiệm đúng người.
Đồng thời, quản lý dự án Kanban cũng giúp người quản lý phát hiện vấn đề nhanh chóng. Nhờ đó, đội ngũ không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn tránh mắc sai sót, giảm thiểu sự lãng phí thời gian, tiền bạc.
6. Số liệu cập nhật trực quan
Phương pháp Kanban tổng hợp tất cả dữ liệu liên quan thông qua một biểu đồ. Biểu đồ này cung cấp cho nhóm một bức tranh trực quan và giúp các nhóm dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình. Hai dạng báo cáo phổ biến được Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soát và biểu đồ luồng tích lũy.
7. Phát triển của văn hóa doanh nghiệp
Sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên giúp doanh nghiệp nâng cao tinh thần và văn hóa nơi làm việc thân thiện, văn minh. Mọi ý kiến của cá nhân đều có ý nghĩa và được lắng nghe, phản hồi tích cực. Các thành viên trong nhóm có nhiều cơ hội thể hiện sự sáng tạo, phát triển chuyên môn và đóng góp cho tập thể nhiều hơn.
V. Phần mềm quản lý công việc theo phương pháp Kanban hiệu quả nhất
Hiện nay, phần mềm Trello là một trong những phần mềm quản lý công việc online ứng dụng bảng Kanban tiêu biểu. Người dùng không chỉ dễ dàng theo dõi đầu việc, cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi mà còn thao tác kéo thả nhiệm vụ đơn giản, phù hợp với tất cả mọi phòng ban, mọi loại hình dự án.
Thêm vào đó, phần mềm này còn sở hữu nhiều ưu điểm khác như cung cấp báo cáo đa chiều, thiết lập quy trình làm việc liên phòng ban và đồng nhất dữ liệu khoa học trên một nền tảng hợp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.
Có thể nói, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động.
Đặc biệt bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Trello hoàn toàn miễn phí.
VI. Kết luận
Qua bài viết trên, Kiến Thức Quản Trị hy vọng doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về Kanban là gì và biết cách ứng dụng phương pháp quản lý công việc, dự án này. Chúc các bạn đạt năng suất cao và thành công với dự án của mình.
COMMENTS