Lập kế hoạch trước khi thực hiện giúp bạn hiểu mục đích cũng như kết quả của công việc mà mình đang làm. Điều này cũng giúp bạn không bị đi sai hướng.
I. Lập kế hoạch công việc là gì?
Nghiên cứu cho thấy rằng một kế hoạch làm việc phù hợp sẽ tạo nên sự khác biệt. Kế hoạch làm việc là một tài liệu đưa ra các mục tiêu và thủ tục cho một dự án cụ thể. Nó có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho một người hoặc các thành viên trong nhóm hiểu phạm vi trách nhiệm của họ và theo dõi tiến trình làm việc đạt hiệu quả.
Mặc dù những thứ này cũng hiệu quả cho công việc cá nhân, nhưng chúng chủ yếu được sử dụng cho những người đang tham gia vào một nhiệm vụ công việc và chúng thường dành cho các công việc đòi hỏi nhiều ý kiến đóng góp từ những người khác nhau và nhiều bước để hoàn thành chúng.
Với kế hoạch làm việc, bạn có thể thực hiện một mục tiêu cuối cùng duy nhất và chia nó thành các bước nhỏ cần đạt được để mục tiêu tổng quát đó thành công.
Điều này thường hoạt động tốt nhất nếu bạn chia nhỏ mọi thứ thành các bước nhỏ nhất có thể và sau đó chỉ định từng bước cho một người sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo bước đó được thực hiện và sẵn sàng cho người có bước tiếp theo.
II. Tại sao cần lập kế hoạch công việc trước khi thực hiện
Trước khi thực hiện công việc điều đầu tiên cần làm đó là lên kế hoạch để thực hiện vì:
Lập kế hoạch trước khi thực hiện giúp bạn hiểu được mục đích cũng như kế quả của công việc mà mình đang làm. Điều này cũng giúp bạn không bị đi sai hướng. Cũng giống như giải toán, để giải được thì cần phải hiểu đề bài.
Điều này cũng giúp bạn có thể chủ động những đầu việc của mình. Bạn có thể tự chủ tốt nhất về mặt thời gian, có sự chuẩn bị tốt nhất để làm được việc.
Giúp bạn có tư duy hoạch định, bao quát được công việc, tăng năng xuất khi làm việc trong cùng một khoảng thời gian. Nếu như bạn đã định sẵn được bạn cần thực hiện điều gì trong khoảng thời gian tới thì bạn sẽ sắp xếp được công việc một cách hợp lý.
Nếu bạn là quản lý thì lập kế hoạch công việc cũng giúp bạn có thể quản lý nhân viên, điều động hoặc đề nghị hỗ trợ từ những bộ phân khác. Chủ động hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Có báo cáo kế quả nhanh chóng nhất. Với những chiến lực và kế hoạch trong tay, thì ngay sau khi kết thúc hoạt động bạn có thể dễ dàng tóm lại để báo cáo kết quá như dự kiến.
III. Quy trình lập kế hoạch công việc bằng excel
Quá trình lập kế hoạch công việc bằng excel cần có phương pháp và là một quá trình liên tục, để lập được kế hoạch công việc bằng exce, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây.
1. Xác định mục tiêu và lên danh sách các việc cần làm
Việc tiên quyết cần làm đầu tiên đó là cần xác định rõ được mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn cần phải đạt được. Từ những mục tiêu đã đề ra thì bạn mới có những kế hoạch hành động cụ thể trong mỗi giai đoạn.
Mục tiêu của kế hoạch thì nên phân chia từ nhỏ tớ lớn.Theo tính quan trọng cần thiết trước để tránh trường hợp mục tiêu đề ra quá cao nhưng không làm được gây mất tinh thần.
2. Lên thời hạn(deadline) hoàn thành phù hợp
Khi đã có danh sách công việc cần làm, và điều đầu tiên đó là thiết lập kết quả cho các công việc đó, và kết quả ở đây trước mắt là dealine hoàn thành.
Danh sách các đầu mục công việc bạn nên nhấn mạnh theo từng cấp độ để bố trí thời gian một cách phù hợp. Việc phân chia theo cấp độ quan trọng của từng việc sẽ giúp bạn cũng như doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian cũng như tập trung nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
3. Tập trung tối đa vào công việc
Khi làm việc hãy tập trung tối đa vào công việc, tránh bị phân tâm, lãng phí vào những hạng mục công việc không được nhấn mạnh. Nhưng không có nghĩa là chỉ chăm chú vào việc đó mà bỏ qua mọi thứ xung quanh.
4. Linh động thực hiện chiến lược
Khi đã lên kế hoạch thực hiện công việc tức là đã biết được khối lượng công việc cần phải làm. Nhung trong quá trình triển khai thì không thể tránh được những vấn đề phát sinh và cần phải xử lý. Chính vì vậy mà trong kế hoạch luôn luôn cần có một khoảng thời gian để ra để có thể dễ dàng xử lý phát sinh.
Đồng thời bạn cũng nên kiểm tra tiến độ công việc để có thể dễ dàng có những điều chỉnh hợp lý. Điều này cũng giúp bạn có thể dễ dàng phát hiện những điểm bất thường không có trong kế hoạch để có thể điều chỉnh lại cho phù hợp.
5. Đánh giá và ghi nhận
Khi công việc hoàn thành, hãy thực hiện việc đánh giá xem nó có đạt được như kết quả mình đề ra không. Nếu đạt hãy ghi nhân thành công của mình, đây cũng được coi là cách để tạo động lực cho những công việc kế tiếp. Nếu chưa thì hãy có những kế hoạch điều chỉnh trong thời gian tới tránh tình trạng đó xảy ra một lần nữa.
IV. 7 mẫu File hướng dẫn lập kế hoạch công việc bằng Excel
Kế hoạch hoạt động hàng năm là một tài liệu được đánh giá cao – đó là kế hoạch chi tiết để xây dựng tổ chức của bạn trong bất kỳ năm nhất định nào. Dưới đây là 7 mẫu File Excel lập kế hoạch công việc cho doanh nghiệp và hướng dẫn được dành cho các CEO. Chúng tôi chắc chắn rằng các mẫu hướng dẫn sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình lập kế hoạch hoàn hảo.
1. Mẫu quy trình lập kế hoạch hàng năm
2. Chương trình nghị sự – Ngày chiến lược
3. Mẫu kế hoạch hỗ trợ
4. Mẫu hướng dẫn đối thoại và tranh luận
5. Mẫu phân tích SWOT
6. Mẫu ma trận tổng quan về đối thủ cạnh tranh
7. Bản trình bày kế hoạch hoạt động (bản Powerpoint)
V. DownLoad 7 mẫu lập kế hoạch công việc
Nếu bạn thấy bài viết này giúp ích cho mình trong quá trình lập kế hoạch công việc. Hãy chia sẻ bài viết để ủng hộ Kiên Thức Quản Trị nhé.
COMMENTS