Kỹ năng ra quyết định là quá trình của việc phân tích, tìm hiểu và tham khảo. Dựa trên nhiều sự lựa chọn đó để một người đưa ra lựa chọn cuối cùng.
Kỹ năng ra quyết định được sử dụng mỗi ngày trong công việc và cuộc sống. Đối với doanh nghiệp, việc ra quyết định cần dựa trên nhiều bước phân tích, tham khảo, cân nhắc… Vậy quy trình ra quyết định chiến lược được thực thi như thế nào? Hãy cùng Kiến Thức Quản Trị khám phá trong bài viết này.
I. Kỹ năng ra quyết định là gì?
1. Định nghĩa kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là quá trình của việc phân tích, tìm hiểu và tham khảo từ các nguồn khác nhau. Dựa trên nhiều sự lựa chọn đó để một người đưa ra lựa chọn cuối cùng.
Mỗi quyết định được đưa ra sẽ mang theo mục đích đạt được một kết quả nhất định. Đây được xem như một trong những kỹ năng mềm quan trọng, đặc biệt với những ai đang là lãnh đạo của một doanh nghiệp.
2. Phân loại kỹ năng ra quyết định
Quyết định theo quy chuẩn: Đây là loại quyết định tối giản do có tính lặp lại nhiều lần. Những quyết định này thường chỉ dựa theo những quy định có sẵn, các luật lệ, thủ tục.
Quyết định tức thời: Đây là loại quyết định thường gặp ở các trường hợp phát sinh, tình huống bất ngờ đòi hỏi phải đưa ra phương án giải quyết ngay lập tức. Với việc quyết định cấp thời, người đưa ra quyết định không có nhiều thời gian để phân tích kỹ lưỡng hay có quá nhiều lựa chọn.
Quyết định có chiều sâu: Kiểu quyết định có chiều sâu cho phép cá nhân tìm hiểu chi tiết, rõ ràng các thông tin. Họ thường tiến hàng phân tích và thảo luận về các vấn đề có tính chuyên môn cao. Những quyết định này rất cần thiết trong quá trình thay đổi và sáng tạo những giá trị mới. Quyết định có chiều sâu giúp doanh nghiệp định hướng chính xác và có bước phát triển ổn định.
II. Vai trò của kỹ năng ra quyết định
Đứng trên vị trí một nhà lãnh đạo, việc đưa ra quyết định cần dựa trên những phán đoán chuẩn xác sau quá trình đánh giá số liệu thực tế. Khi có được kỹ năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác, người quản lý sẽ có thêm thời gian cho những việc quan trọng hơn. Nhờ đó, họ cũng đưa ra được nhiều phương án phát triển doanh nghiệp bắt kịp xu hướng.
Không chỉ vậy, đội ngũ nhân viên sẽ được tiếp thêm động lực làm việc, tập trung nâng cao năng suất. Với những lợi thế trên, các dự án sẽ có điều kiện thực hiện suôn sẻ hơn. Đồng thời người lãnh đạo có kỹ năng ra quyết định tốt luôn có được sự nể trọng và tin tưởng từ quản lý cấp cao, đồng nghiệp và nhân viên cấp dưới.
III. Kỹ năng hỗ trợ việc ra quyết định
Để xây dựng được kỹ năng này, bạn không những cần hiểu được quá trình các bước ra quyết định mà cần có sự hỗ trợ của một số kỹ năng khác:
1. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Xuất phát nguyên nhân cần đưa ra quyết định để hoàn thành một mục tiêu, người quản lý cần hình thành khả năng giải quyết vấn đề. Để có các quyết định nhanh chóng và chính xác, bạn sẽ phải đưa ra hướng giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn nhất.
2. Kỹ năng lãnh đạo
Những người lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, sắp xếp, quản lý các nhân viên. Vì thế, việc đưa ra quyết định hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp vận hành công việc hiệu quả. Kỹ năng lãnh đạo giúp chúng ta nắm bắt công việc và có phương án tối ưu nhanh chóng, kịp thời.
3. Kỹ năng làm việc nhóm
Khi làm việc nhóm, mọi người đều phải đưa ra các ý kiến của mình và lắng nghe ý kiến của người khác. Những người trong nhóm sẽ tiến hành chọn lọc ý kiến và thống nhất quyết định cuối cùng cho công việc. Việc có nhiều ý kiến cũng giúp chúng ta có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất.
4. Kỹ năng quản lý thời gian
Một quyết định đúng đắn yêu cầu người quản lý đầu tư rất nhiều thời gian, công sức. Nếu không có khả năng cân đối lịch trình và nhiệm vụ ưu tiên, bạn có thể rơi vào “bẫy” bận rộn ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác. Chính vì vậy, quản lý thời gian là vô cùng cần thiết để việc ra quyết định được hiệu quả nhưng không trì hoàn công việc chung.
5. Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là yếu tố cần có trong quá trình thu nhận, phân tích thông tin và đưa ra đánh giá trong thời gian ngắn. Tư duy phản biện giúp bạn nhìn nhận vấn đề chuẩn xác, có lập luận chắc chắn và tạo niềm tin cho mọi người vào quyết định được lựa chọn.
6. Kỹ năng tổ chức
Khi người đưa ra quyết định có kỹ năng tổ chức thì chắc chắn công việc sẽ được hoàn thành thuận lợin. Kỹ năng tổ chức nghĩ là bạn đưa ra cách sắp xếp hợp lý theo trình tự khoa học. Từ đó, công việc được liền mạnh, các quyết định đưa ra kịp thời và thích hợp với hoàn cảnh.
IV. 3 nguyên tắc cơ bản đưa ra quyết định
1. Nguyên tắc định nghĩa
Nguyên tắc định nghĩa giúp người ra quyết định hiểu rõ bản chất của vấn đề cần giải quyết. Như vậy, bạn mới tiến hành phân tích và có các bước xử lý đúng đắn nhất. Điều này cũng có nghĩa rằng bạn phải tiến hành đào sâu nghiên cứu, khai thác triệt để vấn đề cốt lõi kết hợp với tầm nhìn chiến lược để đưa ra quyết định.
2. Nguyên tắc xác minh đầy đủ
Những quyết định quan trọng không thể được quyết định dựa trên cảm tính. Tất cả mọi căn cứ phán đoán đều phải dựa vào cơ sở và lập luận vững chắc.
Để nâng cao tính thuyết phục, người đưa ra quyết định bị đòi hỏi phải có thông tin chính xác, tìm hiểu chi tiết và lập luận chặt chẽ. Điều này cho phép bạn khẳng định sự uy tín và chắc chắn trước các thành viên và đội ngũ của mình.
3. Nguyên tắc đồng nhất
Đây là nguyên tắc thường được áp dụng khi làm việc nhóm. Mỗi cuộc họp sẽ đem về rất nhiều ý kiến khác nhau. Nhiệm vụ của bạn là cần tập trung phân tích các quan điểm cụ thể, tìm ra những ưu điểm và nhược điểm một các đa chiều, tích cực. Trước khi ra quyết định cuối cùng, nó phải nhận được sự thống nhất của mọi người tham gia.
V. Quy trình ra quyết định chiến lược
Trong cuộc sống ở bất kỳ hoàn cảnh nào chúng ta cũng cần đưa ra các quyết định đúng đắn. Với doanh nghiệp việc quyết định trong “tích tắc” có thể cho ra những kết quả ảnh hưởng đến sự phát triển của đơn vị.
Vì vậy quy trình ra quyết định chiến lược cần có sự cân nhắc và thực hiện từng bước. Hiện nay quy trình ra quyết định 6 bước đang được áp dụng rộng rãi như sau:
1. Xác định bối cảnh
Trước khi đưa ra quyết định, người quản lý cần xem xét về mức độ cần thiết của vấn đề. Thông thường, quá trình ra quyết định xuất phát từ một số nhiệm vụ cụ thể.
Tùy theo sự quan trọng của vấn đề mới xuất hiện, việc giải quyết sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả cuối cùng. Vì thế khi đưa ra các quyết định, bạn cần có hoàn cảnh sơ bộ và làm rõ quá trình thực thi.
2. Nhìn nhận vấn đề
Ở bước tiếp theo, người phụ trách sẽ phân tích kỹ lưỡng để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ thành công của quyết định. Doanh nghiệp nên có sự so sánh giữa các yếu tố về điểm mạnh và điểm yếu để có cái nhìn khách quan.
Nếu thông tin chưa đủ để đưa ra quyết định thì đội ngũ phải triển khai thêm biện pháp bổ sung thông tin. Kỹ năng ra quyết định đòi hỏi người quản lý quyết định trong những trường hợp cấp bách với khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh chóng và chính xác.
3. Dự kiến phương án quyết định
Bên cạnh các bước trên, doanh nghiệp cũng cần hình thành những kế hoạch sơ bộ hay dự phòng. Việc đưa ra nhiều phương án giúp bạn có sự so sánh, phân tích nhiều khía cạnh. Từ đó bạn mới lựa chọn được quyết định phù hợp nhất.
Thêm vào đó, bạn nên tham khảo ý kiến của các thành viên trong công ty, những đóng góp của ban lãnh đạo để đề ra các phương án giải quyết hiệu quả. Người đưa ra quyết định sẽ đánh giá khả năng thực thi, sử dụng kinh nghiệm giải quyết những vấn đề tương tự để đưa ra lựa chọn.
4. Đưa ra quyết định chính thức
Tiếp theo là bước đưa ra quyết định chính thức sau khi hoàn thành quá trình đánh giá các phương án và lựa chọn khả thi nhất. Ra quyết định chính thức là bước quan trọng. Bởi lẽ nó không chỉ quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp mà người quyết định cũng phải chịu trách nhiệm trực tiếp với các kết quả đạt được.
5. Truyền đạt quyết định
Sau khi quyết định cuối cùng được đưa ra, người quản lý sẽ phổ biến và giải thích cho nhân viên hiểu và thấy được tầm quan trọng của quyết định này. Đây là nhiệm vụ quan trọng vì chính đội ngũ của bạn sẽ là những người thực thi kế hoạch cụ thể.
6. Kiểm tra và tổng kết hiệu quả
Bước cuối cùng nhưng vô cùng cần thiết là người quản lý phải kiểm tra quá trình thực hiện, động viên nâng cao tinh thần trách nhiệm của cấp dưới. Thường xuyên kiểm tra giúp thúc đẩy quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi và đúng thời gian quy định.
Một số trường hợp, quyết định sau khi đưa vào thực hiện sẽ phát sinh các vấn đề và cần có sự điều chỉnh. Sự thay đổi này cũng cần dựa trên tình hình thực tế hay được cân nhắc cẩn trọng.
Khi tổng kết quy trình, bạn nên xem xét hiệu quả công việc cũng như phân tích những thành công và thất bại trong quá trình. Nó là cơ sở để doanh nghiệp cải thiện hoạt động trong các dự án mới.
COMMENTS