Báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp (DN) giúp Ban lãnh đạo, nhà quản lý biết được thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
Báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp (DN) giúp Ban lãnh đạo, nhà quản lý biết được thực trạng tài chính của DN, quản trị được các chỉ tiêu tài chính của DN để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp với tình hình thực tế trong từng giai đoạn của DN. Tuy nhiên, cần lập một hệ thống Báo cáo quản trị riêng để đáp ứng với yêu cầu, mục tiêu của nhà quản lý cũng như để phù hợp với mỗi loại hình DN.
Đối với DN kinh doanh thương mại thông thường sẽ có một số loại Báo cáo quản trị như sau:
- Báo cáo doanh thu bán hàng hay còn gọi là Báo cáo tiêu thụ;
- Báo cáo cân đối hàng tồn kho;
- Báo cáo chi phí bán hàng;
- Báo cáo cân đối công nợ phải thu, báo cáo phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ;
- Báo cáo công nợ phải trả;
- Báo cáo kế hoạch cân đối dòng tiền;
- Một số báo cáo chi tiết khác như: Báo cáo quản trị chi phí, lợi nhuận theo sản phẩm; Báo cáo chi tiết doanh thu, công nợ theo từng bộ phận bán hàng…
Hình 2: Một số báo cáo quản trị cơ bản doanh nghiệp thương mại
1. Báo cáo doanh thu bán hàng (Báo cáo tiêu thụ)
- Đối với DN kinh doanh thương mại, đây là một báo cáo quan trọng giúp người quản lý biết được doanh thu, giá vốn, lãi gộp từng loại hàng hóa bán ra trong kỳ, từ đó có quyết định cần gia tăng hay hạn chế bán mặt hàng nào để tối ưu hóa lợi nhuận cho DN.
- Báo cáo tiêu thụ có thể được lập cho từng bộ phận, từng cửa hàng, từng chi nhánh để kiểm soát việc bán hàng của đơn vị giúp người quản lý ra quyết định cho phù hợp.
Dưới đây là mẫu một Báo cáo tiêu thụ áp dụng cho một DN kinh doanh thương mại. Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà mẫu biểu có thể thay đổi sao cho phù hợp.
Những vấn đề cần lưu ý khi lập Báo cáo tiêu thụ hàng hóa:
+ Cần thống kê đầy đủ sản lượng bán hàng, doanh số của các bộ phận bán hàng, nhất là các DN có nhiều cửa hàng, nhiều chi nhánh, nhiều bộ phận bán hàng…
+ Cần tính đúng giá vốn, giá bán của từng loại sản phẩm, tránh tính nhầm giá bán của sản phẩm này vào lượng hàng bán của sản phẩm khác nhất là đối với DN có nhiều loại hàng hóa. Trong kỳ có thể có nhiều kỳ tăng giảm giá, vì vậy cần tính đúng lượng hàng và giá bán trong từng giai đoạn.
+ Doanh số phát sinh kỳ nào thì tính vào kỳ đó, không tính sai kỳ.
2. Báo cáo cân đối hàng tồn kho
- Báo cáo cân đối hàng tồn kho giúp cho người quản lý biết được lượng hàng hóa tồn kho, trong đó chi tiết theo từng mặt hàng, đơn giá, lượng hàng xuất ra trong kỳ. Từ đó có kế hoạch cho việc nhập hàng kỳ tiếp theo hoặc kế hoạch thanh lý HTK cho phù hợp.
- Báo cáo có thể lập cho từng kho hàng hoặc toàn DN, tùy theo yêu cầu của nhà quản lý để có thể quản trị tới từng kho hàng hay tổng thể toàn đơn vị.
- Những vấn đề cần lưu ý khi lập Báo cáo cân đối hàng tồn kho:
+ Cần tính đúng, tính đủ lượng hàng của từng khâu nhập – xuất – tồn theo đúng chủng loại hàng hóa, đúng kho hàng.
+ Đối chiếu lượng hàng tồn kho cuối kì trên báo cáo và số liệu kiểm kê thực tế tại kho hàng.
+ Việc tính toán giá nhập, giá xuất phải căn cứ chính xác theo từng đơn hàng và theo quy định hạch toán của DN (VD theo Phương pháp Nhập trước xuất trước hay Phương pháp bình quân gia quyền hay Phương pháp bình quân từng lần nhập xuất).
Dưới đây là mẫu một Báo cáo cân đối hàng tồn kho áp dụng cho một DN kinh doanh thương mại. Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà mẫu biểu có thể thay đổi sao cho phù hợp.
3. Báo cáo chi phí bán hàng
- Báo cáo chi phí bán hàng giúp người quản lý biết được thông tin về tình hình phát sinh các loại chi phí bán hàng trong DN. Từ đó nâng cao công tác quản trị chi phí, có quyết định cho việc tiết giảm loại chi phí nào để vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả bán hàng.
- Việc quản trị chi phí bán hàng có thể quản trị tổng thể toàn đơn vị hoặc quản trị đến từng nhóm sản phẩm, từng bộ phận bán hàng…
- Tùy theo yêu cầu của người quản lý, mẫu biểu Báo cáo chi phí có thể lập khác nhau, nhưng về cơ bản phải có các thông tin chi tiết về từng khoản mục chi phí phát sinh trong kỳ, có sự so sánh giữa các kỳ, so sánh với kế hoạch chi phí…
Dưới đây là mẫu một Báo cáo chi phí bán hàng áp dụng cho DN kinh doanh thương mại. Tùy theo yêu cầu của người quản lý có thể thay đổi mẫu biểu cho phù hợp.
Với mẫu biểu này, người quản lý có thể biết được khoản mục chi phí nào tăng giảm, tăng giảm bao nhiêu %, từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra quyết định quản lý phù hợp với từng loại chi phí.
- Những vẫn đề thường gặp khi lập Báo cáo chi phí bán hàng:
+ Không tính đúng, tính đủ các chi phí phát sinh trong kỳ.
+ Các chi phí phải là chi phí hợp lý, vừa đảm bảo phản ánh đúng các chi phí phát sinh theo thực tế, vừa tuân thủ quy định theo Thông tư 96/2015/TT-BTC
+ Để tránh bị xuất toán, cũng cần lưu ý các chứng từ hạch toán chi phí phải đảm bảo là chứng từ hợp lệ theo quy định của luật quản lý thuế.
4. Báo cáo cân đối công nợ phải thu và báo cáo phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ
- Báo cáo này giúp người quản lý có thể biết được tình hình phát sinh công nợ của từng khách trong kỳ, thời hạn nợ, số công nợ đến hạn, quá hạn…từ đó có quyết định đúng đắn trong việc quản trị công nợ.
- Mẫu biểu Báo cáo này thường có nội dung như sau:
- Những vấn đề cần lưu ý khi lập các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu:
+ Công nợ khách hàng nào thực hiện lập báo cáo đúng theo từng khách hàng đó.
+ Thực hiện đối chiếu công nợ phải thu trên báo cáo với số dư tài khoản công nợ và biên bản đối chiếu xác nhận nợ với khách hàng cuối kỳ.
+ Việc tính toán hạn mức nợ và tuổi nợ phải được thực hiện chi tiết đến từng khách hàng và từng hóa đơn.
5. Báo cáo công nợ phải trả
– Nội dung báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp tương tự như Báo cáo công nợ phải thu, nhưng đối tượng là các nhà cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho DN (đầu vào) như hàng hóa, dịch vụ vận tải, dịch vụ điện nước, xây dựng sửa chữa, nợ vay các tổ chức tín dụng…
– Báo cáo công nợ phải trả giúp nhà quản lý biết được cuối kỳ DN còn nợ đối tác nào để có kế hoạch trả nợ cũng như thu xếp nguồn tiền trả nợ trong thời gian tiếp theo.
6. Báo cáo kế hoạch cân đối dòng tiền:
- Báo cáo này giúp người quản lý biết được quá trình vận động dòng tiền trong DN đến từ nguồn nào, chi vào các khoản mục nào để từ đó có kế hoạch và quyết định phù hợp với mục tiêu và tối ưu hóa sử dụng nguồn vốn trong DN.
- Việc lập Báo cáo cân đối dòng tiền này không bắt buộc theo mẫu cố định, tùy theo yêu cầu quản lý, từng DN sẽ thiết kế các mẫu biểu khác nhau. Tuy nhiên mẫu biểu Báo cáo cân đối dòng tiền này thường có nội dung như sau.
Ngoài Báo cáo cân đối dòng tiền, tùy theo mô hình của DN cũng như yêu cầu của người quản lý có thể có thêm các báo cáo liên quan đến tiền, ví dụ: Báo cáo tình hình nợ phải trả các tổ chức tín dụng. Báo cáo này giúp người quản lý biết được tình hình nợ phải trả các ngân hàng, tổ chức tín dụng mà DN đang vay, thời hạn nợ, lãi suất, thời hạn trả nợ. Từ đó có kế hoạch cân đối dòng tiền kịp thời chính xác. Mẫu biểu thường có như sau:
Trên đây là cách lập một số Báo cáo quản trị thường gặp trong DN kinh doanh thương mại. Ngoài các báo cáo trên còn một số báo cáo chi tiết tùy theo mục đích của người quản lý như Báo cáo quản trị chi phí, lợi nhuận theo sản phẩm, Báo cáo chi tiết doanh thu, công nợ theo từng bộ phận bán hàng… Những báo cáo này đi sâu vào chi tiết phục vụ cho việc quản lý tại các cấp phòng, ban, đơn vị, giúp cho việc ra quyết định của các nhà quản lý tại các đơn vị này đạt được hiệu quả cao hơn.
7. Mối quan hệ giữa báo cáo quản trị và Báo cáo tài chính trong DN:
- Báo cáo quản trị là cơ sở dữ liệu quan trọng để cuối kỳ kế toán lập các Báo cáo tài chính.
- Số liệu trên Báo cáo quản trị cuối kỳ chính là số liệu dùng để lập báo cáo tài chính. Cụ thể như sau:
+ Số liệu hàng tồn kho đầu kỳ – cuối kỳ trên Báo cáo hàng tồn kho chính là số liệu đầu kỳ – cuối kỳ trên Bảng cân đối kế toán.
+ Số liệu công nợ đầu kỳ – cuối kỳ trên Bảng cân đối công nợ phải thu chính là số liệu để đưa vào mục Phải thu khách hàng hay Trả trước cho người bán trên Bảng cân đối kế toán (Nếu dư nợ ghi vào mục Phải thu khách hàng, dư có ghi vào Người mua trả tiền trước)
+ Tương tự đối với Báo cáo công nợ phải trả cũng là căn cứ cho việc lập Bảng cân đối kế toán (các mục Phải trả cho người bán (Dư có) hay trả trước cho người bán (Dư nợ)).
+ Báo cáo Doanh thu tiêu thụ, Báo cáo chi phí sẽ là cơ sở cho việc lập Báo cáo kết quả kinh doanh…
Như vậy, ngoài việc đáp ứng mục tiêu của người quản lý trong việc quản trị, lập kế hoạch…Báo cáo quản trị còn rất quan trọng và có ý nghĩa giúp cho việc lập các Báo cáo tài chính được đầy đủ và chính xác.
COMMENTS