Lựa chọn đúng phương pháp đánh giá thực hiện công việc phù hợp sẽ cho ra kết quả đánh giá chính xác, khách quan, tiết kiệm thời gian.
1. Phương pháp thang đo đồ họa (Rating Scales Method)
Phương pháp thang đo đồ họa còn gọi là Rating Scales Method. Với phương pháp này, nhà quản lý sẽ đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên theo một thang đo với các kết quả đánh giá bằng các con số từ thấp đến cao. Kết quả đánh giá sau đó sẽ được tổng hợp lại và giúp nhà quản lý có cái nhìn trực quan, rõ ràng về việc thực hiện công việc của nhân viên.
Ưu điểm của phương pháp:
- Kết quả đánh giá được định lượng thành các con số, chỉ số rõ ràng nên việc tổng hợp kết quả nhanh chóng, dễ dàng
- Đơn giản, dễ sử dụng vì bạn chỉ cần gắn các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc với các thang đo điểm từ thấp đến cao, ví dụ như 1 – 5 hoặc 1 – 10
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nỗ lực vì bạn có thể áp dụng nhanh chóng phương pháp đánh giá này mà không cần phải chuẩn bị quá nhiều
Nhược điểm của phương pháp:
- Vì phương pháp này sẽ đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên theo thang điểm thường do quản lý trực tiếp chấm nên kết quả đánh giá dễ bị ảnh hưởng bởi thành kiến cá nhân. Quản lý có quan hệ, ấn tượng tốt về nhân viên thường sẽ có xu hướng chấm điểm cao hơn thực tế và ngược lại.
- Thực tế triển khai, phương pháp thang đo đồ họa thường chỉ đưa ra được các tiêu chí đánh giá khá chung chung. Phương pháp sẽ khó đáp ứng, phản ánh được những điểm đặc thù, riêng biệt ở các bộ phận, phòng ban.
Mẫu đánh giá:
Cách tiến hành đánh giá:
Đầu tiên, bạn tiến hành thiết lập một bảng đánh giá mẫu với các tiêu chí đánh giá. Các tiêu chí đánh giá thường tập trung vào các yếu tố như:
- Khối lượng công việc
- Chất lượng công việc
- Hành vi, tác phong, thái độ… của nhân viên
Bạn có thể thiết lập nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau nhưng cần đảm bảo các tiêu chí đánh giá này liên quan, có ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc của nhân viên; liên quan đến định hướng phát triển, chiến lược hành động của công ty.
Sau đó, bạn có thể chuyển bản đánh giá để nhân viên tự đánh giá về việc thực hiện công việc của họ trước. Cuối cùng, nhà quản lý và nhân viên mới ngồi cùng nhau 1 – 1 để có thể trao đổi, thống nhất lại mức độ, kết quả đánh giá ở từng tiêu chí.
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo thang đo đồ họa sẽ khó phản ánh được những điểm đặc thù, riêng biệt ở các bộ phận, phòng ban.
2. Phương pháp danh mục kiểm tra
Phương pháp danh mục kiểm tra là phương pháp đánh giá thực hiện công việc nhân viên dựa trên một danh mục các câu hỏi mô tả thái độ, hành vi theo ý kiến đánh giá của nhà quản lý. Nhà quản lý sẽ tích chọn vào những danh mục, mô tả mà họ cảm thấy chính xác, đúng với thực tế công việc của nhân viên nhất.
Ưu điểm của phương pháp:
- Phương pháp này giúp nhà quản lý tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí do đơn giản và dễ triển khai
- Kết quả sau đợt đánh giá có thể sử dụng ngay để nhà quản lý đưa ra quyết định hoạch định, phát triển nguồn nhân lực
Nhược điểm của phương pháp:
- Kết quả đánh giá sẽ bị ảnh hưởng nhiều bởi ý kiến chủ quan, sự thiên vị hay thành kiến của nhà quản lý đối với nhân viên
- Với những công việc phức tạp, có yếu tố đặc thù, nhà quản lý cũng khó đánh giá được việc thực hiện công việc thông qua phương pháp danh mục kiểm tra vì các tiêu chí đánh giá mang tính tổng quan, thiếu cụ thể
Mẫu đánh giá:
Cách tiến hành đánh giá:
Khi áp dụng phương pháp danh mục kiểm tra để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, bạn có thể tiến hành theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định các tiêu chí đánh giá công việc
- Bước 2: Dựa trên các tiêu chí, bạn sẽ thiết lập bảng danh mục với các nhận định tương ứng với các mức độ thực hiện công việc khác nhau
- Bước 3: Nhà quản lý sẽ chấm điểm, tích chọn vào các nhận định đúng nhất với thực tế thực hiện công việc của nhân viên
- Bước 4: Sau khi đánh giá xong, bạn sẽ tiến hành tổng kết, tính điểm để có kết quả đánh giá tổng thể về việc thực hiện công việc của nhân viên.Phương pháp đánh giá danh mục kiểm tra tiết kiệm chi phí thời gian nhưng tính khách quan không cao.
3. Phương pháp ghi chép những sự kiện quan trọng
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc bằng cách ghi chép lại những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém trong công việc của nhân viên, nhà quản lý sẽ có một bản thống kế các sự kiện quan trọng liên quan đến việc thực hiện công việc. Thông thường, nhà quản lý sẽ ghi chép các sự kiện theo các tiêu chí đánh giá cụ thể, ví dụ như: tuân thủ nội quy; sáng tạo trong công việc; thực hiện quy trình…
Ưu điểm của phương pháp:
- Giúp nhà quản lý đánh giá được tương đối đầy đủ, tỉ mỉ và toàn diện tình hình thực hiện công việc của nhân viên theo các tiêu chí đã được thiết lập
Nhược điểm của phương pháp:
- Rất tiêu tốn thời gian, nỗ lực theo dõi và ghi chép các sự kiện, nhất là trong trường hợp nhà quản lý phải đánh giá nhiều nhân viên cùng lúc
- Bị ảnh hưởng bởi kỹ năng đánh giá của nhà quản lý
Mẫu đánh giá:
Cách tiến hành đánh giá:
Nhà quản lý khi áp dụng phương pháp đánh giá thực hiện công việc bằng cách ghi chép những sự kiện quan trọng sẽ tiến hành ghi lại những sự việc cả tích cực và tiêu cực trong quá trình nhân viên thực hiện công việc. Các sự việc này cần đảm bảo là những sự việc quan trọng, bạn nên tránh ghi chép cả các sự kiện quá nhỏ nhặt, không cần thiết.
Đến kỳ đánh giá, nhà quản lý sẽ dựa vào hồ sơ ghi chép các sự kiện quan trọng này kết hợp cùng các dữ liệu đánh giá khác (ví dụ như KPI, hoàn thành mục tiêu…) để có nhận định bao quát toàn bộ quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
Khi ghi chép việc thực hiện công việc của nhân viên bạn nên tránh việc ghi chép các sự kiện quá nhỏ nhặt, không cần thiết
4. Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật
Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật là phương pháp đánh giá mà trong đó, nhà quản lý sẽ viết một bài tường thuật ngắn để mô tả quá trình thực hiện công việc của nhân viên đã diễn ra như thế nào.
Thông qua việc tường thuật, nhà quản lý sẽ dần hình thành các căn cứ cụ thể, chính xác để nhận định việc thực hiện công việc của nhân viên đang đạt hay không đạt, có điểm gì cần cải thiện, khắc phục hay cần tiếp tục phát huy hay không.
Ưu điểm của phương pháp:
- Dễ dàng thực hiện do nhà quản lý có thể quan sát, ghi lại tường thuật về những điểm ấn tượng nhất trong quá trình làm việc của nhân viên
- Không tốn quá nhiều thời gian, nỗ lực do nhà quản lý chỉ cần viết một bản tường thuật ngắn để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên
Nhược điểm của phương pháp:
- Quá trình áp dụng phương pháp vào thực tế đánh giá thực hiện công việc của nhân viên sẽ phụ thuộc nhiều vào khả năng, kỹ năng viết tường thuật của nhà quản lý. Nhà quản lý viết tường thuật kém, gây hiểu nhầm cũng sẽ dẫn đến kết quả đánh giá không chính xác.
- Đánh giá bằng văn bản tường thuật cũng chịu ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố cảm tính, chủ quan, sự thiên vị hay thành kiến của quản lý đối với từng nhân viên
Mẫu đánh giá:
Cách tiến hành đánh giá:
Người đánh giá sẽ viết một bài tường thuật ngắn mô tả những điểm mạnh, điểm yếu những dấu ấn hay những điểm nổi bật trong việc thực hiện công việc của nhân viên. Khi viết tường thuật, bạn nên chú ý tới các hành vi, công việc nổi bật của nhân viên thay vì các công việc có tính thường nhật hàng ngày.
Đánh giá bằng văn bản
Đánh giá bằng văn bản tường thuật phụ thuộc khá nhiều vào khả năng tường thuật của nhà quản lý và dễ chịu ảnh hưởng bởi cảm xúc chủ quan.
5. Phương pháp đánh giá quan sát hành vi
Phương pháp đánh giá quan sát hành vi là phương pháp dựa trên việc quan sát các hành vi thuộc công việc của nhân viên được sắp xếp theo thứ tự từ rất kém đến xuất sắc. Nhà quản lý sẽ phải xác định hành vi của nhân viên thuộc loại đánh giá nào dựa trên tần suất, mức độ hoàn thành, thái độ của nhân viên trong khi thực hiện công việc.
Ưu điểm của phương pháp:
- Kết quả đánh giá khá khách quan, chính xác do việc đánh giá dựa trên hành vi cụ thể của nhân viên
Nhược điểm của phương pháp:
- Chỉ đánh giá được hành vi của nhân viên chứ chưa giúp nhà quản lý nhìn nhận được tổng thể kết quả thực hiện công việc
- Quá trình triển khai đánh giá sẽ phụ thuộc nhiều vào trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của người đánh giá
- Tiêu tốn nhiều nỗ lực, thời gian để đánh giá
Mẫu đánh giá:
Ví dụ như khi quan sát hành vi của một đầu bếp trong nhà hàng, quản lý có thể quan sát những hành vi như:
Cách tiến hành đánh giá:
Nhà quản lý sẽ tiến hành quan sát hành vi thực hiện công việc của nhân viên và ghi chép lại những sự kiện quan trọng. Kết quả đánh giá sau đó sẽ được xác định căn cứ theo 2 yếu tố:
- Số lần quan sát hành vi
- Tần số nhắc lại của hành vi
Khi áp dụng đánh giá bằng quan sát hành vi, quá trình thực hiện công việc của nhân viên sẽ được nhận định khách quan hơn nhờ có bản ghi chép những sự việc quan trọng.
6. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh có 2 dạng là xếp hạng luân phiên và so sánh cặp. Nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên so với chính những đồng nghiệp cùng phòng, cùng bộ phận chuyên môn của họ. Phương pháp so sánh sẽ chỉ áp dụng với những nhân viên cùng bộ phận, cùng làm một nhiệm vụ để có các tiêu chí đánh giá tương đồng.
- So sánh xếp hạng luân phiên: Nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh tất cả các nhân viên trong bộ phận theo một tiêu chí nhất định nào đó để lựa chọn được người xếp hạng 1, 2, 3… cho đến người xếp hạng cuối cùng
- So sánh cặp: Nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh từng cặp nhân viên để tìm ra được người có kết quả thực hiện công việc tốt hơn.
Ưu điểm của phương pháp:
- Giúp nhà quản lý xác định nhanh chóng đâu là nhóm hay nhân viên giỏi nhất, tệ nhất của mình
- Kết quả đánh giá hỗ trợ đắc lực để nhà quản lý đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, sa thải…
- Giúp doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa nguồn nhân lực
Nhược điểm của phương pháp:
- Người đánh giá bắt buộc phải là quản lý trực tiếp của bộ phận tiến hành đánh giá
Mẫu đánh giá:
- Mẫu đánh giá so sánh xếp hạng luân phiên
- Bảng xếp hạng đánh giá thực hiện công việc
Cách tiến hành đánh giá:
- Với so sánh xếp hạng luân phiên, bạn sẽ lập 1 bảng danh sách tất cả các nhân viên trong diện đánh giá. Sau đó, theo các tiêu chí đánh giá xác định, bạn sẽ xếp hạng nhân viên nào ở hạng 1, 2, 3… cho đến xếp hạng cuối cùng.
- Với so sánh cặp, bạn sẽ so sánh từng cặp nhân viên để tìm ra người có kết quả thực hiện công việc tốt hơn. Người có kết quả tốt hơn được 3 điểm, kém hơn được 1 điểm. Trong trường hợp 2 người có kết quả tương đương sẽ cùng được 2 điểm. Cuối cùng, bạn tổng hợp điểm số để tìm ra nhân viên có tổng điểm đánh giá cao nhất.
7. Phương pháp quản trị mục tiêu
Phương pháp quản trị mục tiêu là phương pháp đánh giá thực hiện công việc dựa trên việc nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng xây dựng, xác lập các mục tiêu cần thực hiện. Khi hết chu kỳ thời gian mục tiêu đề ra ban đầu, nhà quản lý và nhân viên sẽ đánh giá việc thực hiện công việc đã giúp hoàn thành mục tiêu hay chưa.
Ưu điểm của phương pháp:
- Nhân viên của bạn sẽ tập trung cao độ, nỗ lực hoàn thành mục tiêu chung hơn
- Nhân viên hiểu rõ, chủ động hơn trong công việc vì mục tiêu do chính họ và nhà quản lý cùng xây dựng
- Cải thiện khả năng minh bạch, phối hợp, làm việc nhóm cũng như động lực làm việc của nhân viên
- Việc đánh giá thực hiện công việc rất rõ ràng, dễ hiểu, hạn chế được các vướng mắc phát sinh
Nhược điểm của phương pháp:
- Để giảm thiểu rủi ro bị đánh giá thực hiện công việc yếu kém, không đạt, nhân viên thường sẽ có xu hướng muốn được thiết lập các mục tiêu dễ dàng, dưới khả năng của họ
- Việc quản trị theo mục tiêu hướng đến việc nhân viên phải hoàn thành mục tiêu. Do đó, nhân viên sẽ chỉ tập trung vào mục tiêu được đề ra còn các yếu tố khác như sự sáng tạo, sự phá cách, đổi mới nhiều khi sẽ bị hạn chế.
Mẫu đánh giá:
Cách tiến hành đánh giá:
Với phương pháp quản trị mục tiêu, nhà quản lý sẽ xác định nhân viên đang thực hiện công việc ở mức nào bằng cách xem xét kết quả công việc đạt được so với mục tiêu công việc đề ra ban đầu.
Ví dụ như mục tiêu của nhân viên sáng tạo nội dung của bạn là viết tối thiểu 20 bài viết cho website mỗi tháng. Như vậy, vào cuối kỳ đánh giá, bạn có thể căn cứ theo mục tiêu này để xác định xem kết quả thực hiện công việc của nhân viên đang đạt hay chưa đạt mục tiêu.
Quy trình tiến hành đánh giá bằng phương pháp quản trị mục tiêu có thể theo các bước như sau:
8. Lưu ý khi lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc nhân viên, bạn nên lưu ý một số điểm sau:
- Phương pháp phù hợp nhất: Thực tế, không có phương pháp đánh giá tốt nhất, chỉ có phương pháp đánh giá phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Nhà quản lý nên tìm chọn, cân nhắc phương pháp phù hợp nhất dựa trên các yếu tố đặc thù của doanh nghiệp mình.
- Các yếu tố ảnh hưởng: Phương pháp đánh giá sẽ phụ thuộc vào môi trường làm việc, loại hình doanh nghiệp và đặc điểm công việc của nhân viên.
- Thiết lập tiêu chí: Trước khi lựa chọn phương pháp đánh giá, nhà quản lý cần thiết lập chỉ tiêu, tiêu chí hiệu suất. Đây chính là cơ sở để nhân viên hình dung tiêu chuẩn giữa Đạt – Tốt và Xuất sắc.
- Minh bạch và khách quan: Đây là 2 yếu tố quan trọng mà dù bạn chọn phương pháp đánh giá nào cũng cần tôn trọng tuân thủ. Thiếu minh bạch, khách quan sẽ dẫn tới kết quả đánh giá của bạn không chính xác, phiến diện, thậm chí gây ra những mâu thuẫn, xung đột giữa quản lý và nhân viên.
Trên đây, bạn đã cùng Cộng Đồng CEO Việt Nam tìm hiểu các phương pháp đánh giá thực hiện công việc. Về tổng quan, việc đánh giá thực hiện công việc là hoạt động thường xuyên, định kỳ ở các doanh nghiệp. Thông qua đánh giá, nhà quản lý có thể xác định được quá trình thực hiện công việc của nhân viên có đang đi đúng hướng, đạt được kết quả như mong đợi hay không.
Việc đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên rất quan trọng và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển ổn định, lâu dài của doanh nghiệp. Tuy nhiên để đánh giá được chính xác cũng như thúc đẩy được hiệu quả công việc của nhân viên đòi hỏi rất nhiều từ kỹ năng của nhà quản lý.
COMMENTS